Informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Cine prelucrează datele dumneavoastră

Operatorul datelor cu caracter personal este:

Colegiul Dieteticienilor din România, prin Colegiul Teritorial al Dieteticienilor Cluj
CIF: 46519791
Sediu: Str. G-ral Ion Dragalina nr. 98A, Cluj-Napoca, jud. Cluj
E-mail pentru solicitări privind protecția datelor: cluj@colegiuldieteticienilor.ro

Prezenta Politică explică modul în care sunt prelucrate datele personale în legătură cu înscrierea, plata și participarea la conferință.

Informațiile furnizate persoanei vizate trebuie să includă, între altele, identitatea operatorului, scopurile și temeiurile prelucrării, destinatarii, perioada de păstrare și drepturile persoanei vizate. (EUR-Lex)

2. Datele pe care le prelucrăm

În funcție de tipul de înscriere și opțiunile participantului, putem prelucra:

• numele și prenumele;
• profesia;
• codul profesional/Codul Unic de Membru, atunci când este aplicabil;
• adresa de e-mail;
• numărul de telefon;
• țara, adresa, localitatea și județul;
• categoria și forma de participare;
• declarația privind statutul de student, pentru biletele de student;
• opțiunea privind participarea la cocktail;
• date privind comanda și plata;
• datele necesare facturării;
• pentru facturarea către persoană juridică: denumirea firmei, CUI/CIF, numărul de înregistrare în Registrul Comerțului și datele sediului social;
• informațiile necesare acordării și evidențierii creditelor profesionale;
• opțiunile exprimate privind comunicările viitoare;
• opțiunea privind transmiterea datelor de contact către sponsor;
• opțiunea privind fotografierea, filmarea și utilizarea materialelor foto-video;
• date tehnice generate prin utilizarea site-ului, în măsura în care acestea sunt necesare funcționării și securității acestuia.

3. Scopurile și temeiurile prelucrării

a. Înscrierea și participarea la eveniment

Prelucrăm datele necesare pentru:

• înregistrarea participantului;
• confirmarea înscrierii;
• comunicarea informațiilor administrative privind evenimentul;
• organizarea participării fizice sau online;
• gestionarea accesului la conferință;
• emiterea certificatelor;
• gestionarea solicitărilor participantului.

Temeiul principal îl reprezintă necesitatea executării contractului încheiat prin înscrierea la eveniment sau efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea acestuia, potrivit art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR. (EUR-Lex)

b. Creditele profesionale

Pentru participanții eligibili, datele profesionale pot fi prelucrate pentru verificarea condițiilor de acordare, evidențierea și raportarea creditelor profesionale, potrivit normelor și procedurilor aplicabile Colegiului Dieteticienilor din România.

Temeiul poate fi reprezentat de îndeplinirea obligațiilor legale sau profesionale aplicabile și, după caz, de executarea raportului contractual cu participantul. (EUR-Lex)

c. Plata și facturarea

Datele aferente comenzii și datele de facturare sunt prelucrate în scopul încasării taxei de participare, emiterii și transmiterii documentelor fiscale, ținerii evidenței financiar-contabile și îndeplinirii obligațiilor fiscale ale Organizatorului.

Temeiurile prelucrării sunt executarea contractului, respectiv art. 6 alin. (1) lit. b) din Regulamentul (UE) 2016/679, precum și îndeplinirea obligațiilor legale ale Organizatorului în materie financiar-contabilă și fiscală, conform art. 6 alin. (1) lit. c) din Regulamentul (UE) 2016/679.

Plățile online sunt procesate prin intermediul PlatiOnline. Datele necesare efectuării și confirmării tranzacției sunt prelucrate de furnizorul serviciului de plată în conformitate cu propriile obligații legale și politici privind protecția datelor.

Facturile sunt emise și gestionate prin intermediul platformei FGO, furnizată de S.C. i-Tom Solutions S.R.L. În acest scop, datele necesare facturării sunt transmise și prelucrate prin intermediul platformei FGO. Pentru datele clienților introduse în platformă în vederea emiterii documentelor fiscale, furnizorul FGO acționează în calitate de persoană împuternicită, prelucrând datele conform instrucțiunilor Organizatorului.

Datele cu caracter personal cuprinse în documentele financiar-contabile sunt păstrate pentru perioadele prevăzute de legislația aplicabilă.

4. Comunicări despre alte evenimente

Dacă participantul selectează opțiunea:

„Doresc să primesc prin e-mail informații despre viitoare evenimente, cursuri și activități organizate de Colegiul Dieteticienilor din România”,

datele de contact vor fi utilizate în acest scop în baza consimțământului, potrivit art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR.

Bifarea este opțională și nu condiționează înscrierea la conferință.

Consimțământul poate fi retras ulterior, fără ca retragerea să afecteze legalitatea prelucrării realizate anterior retragerii. (European Data Protection Board)

5. Transmiterea datelor către sponsorul conferinței

Dacă participantul răspunde „Da” la întrebarea privind transmiterea datelor de contact către [NUME SPONSOR], Organizatorul poate transmite sponsorului datele de contact indicate în informarea prezentată participantului, exclusiv pentru scopul pentru care acesta și-a exprimat consimțământul.

Datele nu vor fi transmise sponsorului în acest scop dacă participantul a selectat „Nu” sau nu și-a exprimat un consimțământ valabil.

Temeiul prelucrării este consimțământul participantului, art. 6 alin. (1) lit. a) GDPR. Consimțământul trebuie să fie distinct de acceptarea Termenilor și Condițiilor și de celelalte prelucrări necesare participării. (European Data Protection Board)

După transmiterea datelor, sponsorul poate deveni operator distinct pentru prelucrările realizate în scopurile proprii, caz în care îi revin propriile obligații de informare și respectare a drepturilor persoanelor vizate.

6. Fotografii și înregistrări video realizate în cadrul conferinței

Conferința va fi fotografiată și filmată de persoane desemnate de Organizator.

În cadrul acestor activități pot fi prelucrate imaginea participanților și, după caz, vocea acestora, atunci când acestea permit identificarea unei persoane.

Fotografiile și înregistrările pot surprinde imagini de ansamblu ale evenimentului, publicului, sălii și activităților desfășurate, precum și imagini ale lectorilor, invitaților și persoanelor care participă activ la desfășurarea conferinței.

Materialele pot fi utilizate pentru documentarea evenimentului, informarea publicului asupra activității Colegiului Dieteticienilor din România și comunicarea și promovarea activităților și evenimentelor profesionale ale Colegiului, inclusiv prin intermediul site-urilor proprii, canalelor de social media și materialelor de comunicare.

Participanții la forma fizică sunt informați anterior înscrierii asupra faptului că evenimentul este fotografiat și filmat.

Organizatorul va urmări ca utilizarea materialelor să fie rezonabilă și raportată la scopurile pentru care acestea au fost realizate și nu va utiliza imaginile participanților într-un context incompatibil cu aceste scopuri.

Pentru informații privind prelucrarea imaginii sau pentru exercitarea drepturilor prevăzute de legislația privind protecția datelor, participanții se pot adresa Organizatorului la conferinta@colegiuldieteticienilor.ro.

7. Cui pot fi comunicate datele

În limitele necesare scopurilor descrise, datele pot fi accesibile sau transmise către:

• structurile Colegiului Dieteticienilor din România implicate în organizarea și creditarea evenimentului;
• furnizorii IT și furnizorii serviciilor de găzduire și administrare a site-ului;
• furnizorul platformei de plată;
• furnizorii de servicii financiar-contabile;
• furnizorul platformei de facturare FGO (S.C. i-Tom Solutions S.R.L.), pentru emiterea, gestionarea și transmiterea documentelor fiscale;
• furnizorii platformei de transmisie online;
• furnizorii implicați în organizarea tehnică a evenimentului;
• autorități sau instituții publice, atunci când există o obligație legală;
• sponsorul indicat în formular, numai pentru persoanele care și-au exprimat consimțământul pentru această transmitere.

Furnizorilor care acționează ca persoane împuternicite le sunt furnizate numai datele necesare prestării serviciilor contractate, în condițiile prevăzute de GDPR. (EUR-Lex)

8. Durata păstrării datelor

Datele sunt păstrate numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate și pentru îndeplinirea obligațiilor legale sau profesionale aplicabile.

Datele aferente documentelor financiar-contabile sunt păstrate pe perioada impusă de legislația financiar-contabilă aplicabilă.

Datele necesare evidenței participării, certificatelor și creditelor profesionale sunt păstrate pe perioada necesară gestionării și dovedirii acestor activități, potrivit regulilor aplicabile Colegiului Dieteticienilor din România.

Datele utilizate exclusiv în baza consimțământului pentru comunicări viitoare, transmiterea către sponsor sau alte scopuri opționale sunt prelucrate până la retragerea consimțământului sau până când scopul respectiv încetează, fără a afecta prelucrările anterioare retragerii. (European Data Protection Board)

9. Caracterul obligatoriu sau opțional al datelor

Datele marcate ca obligatorii în formular sunt necesare pentru înscriere, facturare, acordarea creditelor profesionale, după caz, sau pentru îndeplinirea obligațiilor Organizatorului.

Refuzul furnizării acestora poate face imposibilă finalizarea înscrierii sau furnizarea serviciului solicitat.

Opțiunile privind:

• primirea informațiilor despre alte evenimente;
• transmiterea datelor către sponsor;
• utilizarea imaginilor în scopurile bazate pe consimțământ

sunt separate și voluntare.

10. Drepturile persoanei vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată poate beneficia de:

• dreptul de acces la date;
• dreptul la rectificare;
• dreptul la ștergere;
• dreptul la restricționarea prelucrării;
• dreptul la portabilitatea datelor, atunci când este aplicabil;
• dreptul la opoziție;
• dreptul de a retrage consimțământul pentru prelucrările bazate pe acesta;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii exclusiv automatizate în condițiile prevăzute de lege;
• dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP.

Exercitarea unor drepturi, precum ștergerea sau opoziția, poate fi limitată atunci când păstrarea ori prelucrarea datelor este impusă de o obligație legală sau există un alt temei juridic aplicabil. GDPR reglementează aceste drepturi, iar ANSPDCP pune la dispoziție procedura de depunere a plângerilor. (EUR-Lex)

11. Exercitarea drepturilor

Solicitările privind datele personale, inclusiv retragerea consimțământului, pot fi transmise la:

conferinta@colegiuldieteticienilor.ro

Pentru protejarea datelor, Organizatorul poate solicita informații rezonabile necesare verificării identității persoanei care formulează solicitarea.

12. Securitatea datelor

Organizatorul aplică măsuri tehnice și organizatorice adecvate naturii datelor și riscurilor asociate prelucrării, cu scopul protejării datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, distrugerii sau modificării neautorizate, în conformitate cu obligațiile prevăzute de GDPR. (EUR-Lex)

13. Modificarea Politicii

Prezenta Politică poate fi actualizată atunci când se modifică activitățile de prelucrare, furnizorii utilizați sau cadrul juridic aplicabil.

Versiunea actualizată va fi publicată pe site.